时间管理精华技巧 – 每日效率最大化
By:童牧晨玄
任何一门技艺都有基本功和技巧两个层面，拳王拥有肌肉和力量–这是重要的基本功，但打拳时也需要翩翩步法和闪躲技巧。时间管理的基本功是对“价值”的深刻理解，管理学大师彼得.德鲁克是一个有完美能力和远见的人，他愿意将自己的时间慷慨地用做投资，但必须是他认为这一投资对某个更高尚事业的将来(而不是他自己的将来)有些价值。听说他身上总揣着一张纸，而且会例行地将其送给向他提要求的人，用于拒绝别人关于采访、题词或演讲等要求。当然，一旦他坚信这种活动会以某种方式为社会做出有益贡献，他也会同意的。
这篇文章介绍时间管理的精华技巧，它关于如何最大化你每一天的效率，让逝者如斯的时间在你手中滴水不漏，让你更有意识地安排自己的每一天，进而让你拥有一个充实、完满的人生。时间管理的技巧可以很多–上百种，像学习理论一样，我在实践当中剔除了很多没用的观念，将残留下的精华进一步简化、粹取。学习的妙处在于，大多你学的东西都会被你抛掉，但留下来的一小部分，化为你的习惯之后，将会让你登峰造极。
你是一个艺术家
这一整套时间管理的技巧，特别适合于德鲁克谈到的“知识工作者”，知识工作者靠头脑工作，凭借脑力劳动创造价值。我相信在这里，你已经意识到自己就是这种人。一个重要的观念是，作为知识工作者，你的工作是进行创造，即使你做的只是简单的评论或分享，你也创造出了一件只属于你的艺术品。
将自己的工作视为艺术和创造是非常有用而美妙的一个观念，计算机程序设计之父Knuth写下了《计算机程序设计的艺术》，他认为设计计算机程序就像写作一样，你写下的是一首诗。当你将自己视为艺术家之时，一种对每天工作的新洞察力和激情就会产生，一次说服或通话也成了一次发挥你语言能力的剧场，而对技艺的重视更显得自然。更重要的是，作为艺术家，你开始思考怎样在作品中加入个人风格–这将为你带来无限的创作激情。
连贯&专精
脑力创造需要连贯时间，这极为重要。艺术家总是抓住灵感，废寝忘食。一位学艺术的朋友对我说：“我终于知道为什么那些大艺术家会为了画一幅画不愿吃饭睡觉，因为当灵感迸发的时候，看着还未完成的画，实在是没有办法走开。”因为一走开，也许就意味着灵感的丧失，或是“状态”的消散。
当我们专注于一项活动时，大脑的相关神经、细胞会被激活，我们的头脑会提供无数的想法和资源。在这种时候如果被冒然打断，你将很难找回之前的状态。在你回到原来的工作之时，要花费很多的时间才能进入之前的状态。这种往返造成的时间损失，比你认为的严重得多！
而对知识工作者来说，几乎所有真正重要的事情都需要较长时间的投入：写一篇文章，一次全神贯注的交流，读一本较难但重要的书籍…. 在大一时一位朋友读艰涩但重要的数学书籍，打趣说：“我当时看懂了，完全看懂了那一部分证明，可第二天又忘了当时是怎么看懂的。”这就是说，重要的书需要用较长、连贯的时间理解思考，前后串联起来，形成整体印象。当然，这种专精并不排斥中间的休息，但休息时间不宜过长。
理解了专精工作的重要性后，你就会开始思考怎样将内心和外界的干扰最小化。很多时候，当我们想做一件事情时，内心的另一部分在“造反”，例如当你想要阅读时，内心的另一部分“说”要看连续剧。你无法压制它，你要做的是和它进行“沟通”，试着在内心当中感受它，与“造反”的这一部分对话，在沟通之后将它整合，将内心的专精推到极限。
零碎时间
李开复是运用零碎时间的高手，且看以下摘录：
比如今天要出差，李开复就在上飞机之前把需要仔细阅读的邮件拷到硬盘里，在飞机飞行的过程中，打开电脑阅读完那些邮件。下了飞机就在车上回复。就算在两个城市的长途汽车上，他也可以用电话和总部汇报工作，和香港同事谈论产品事宜。神奇的效率，还在于他去演讲前不需要特别准备，一般是秘书提前5分钟告诉他演讲的主题他就能出色发挥，今年最奇特的例子是，他在出席“谷歌益暖中华”的慈善活动前，用40分钟在车上前往现场的时间，就做出了会上需要用的20页精彩PPT。
许多我们较为精通的事物，可以在零碎时间处理完成，这就将零碎的时间整合成一块。发短信、打电话、轻量运动、回邮件，这些都可以安排在零碎时间完成。问题在于，很多人没有事先为零碎时间做好准备，以致于时间一点一点的流失。接下来，让我向大家介绍我个人使用的一个简单系统，它将帮助你紧凑地安排你每一天想做的事情。
我的每日清单
有了前面的概念之后，你会发现区分“连贯时间“和“零碎时间”，在相应的时间段安排可以做的事情，将给你的效率带来极大提升。我的每日任务清单就是由这样一个简单而重要的思想发展而来的。
方法很简单，拿一张A3或A4白纸，对折两次，展开后整张纸就分成了四块区域。我对这四个区域做了如下划分：
左上角(专精&连贯)：在大块时间做的事情，在这段时间内我会尽力排除一切干扰，选择事先安排好的一件事进行处理，直到完成，或至少有了阶段性成果。例如安排写文章，那么即使不吃饭我也会把这篇文章写完，或至少列出要点，将重点部分写完。对待这类任务就必须有誓死达成的决心，因为它们大都非常重要。
右上角(零碎时间)：在这里安排一些熟练、不需要太长时间就能完成的工作，例如回邮件、打电话等。这样，在零碎时间时，你可以有意识地选择区域内的一件事情做起来。
左下角(复习&思考&实践)：对知识工作者来说，学习、阅读和思考是生命中的重要部分，学了的东西就需要复习、思考。然而每日忙忙碌碌，很容易就忽略了对近来所学的复习、整合。事前在这个区域安排好今天需要复习或是思考的内容，能提醒你做这件非常重要的事情。至于复习方法，不一定需要书本在身边，在脑海中放电影是绝佳的方法！
右下角(备忘)：一些备忘事项，更重要的是它可以作为你的灵感记录！
每天早上，我撕下一张A3纸，对折之后展开，对着四个象限开始思考我可以将哪些想做的事情填充进去，我在左上角填充了“写文章”、“写实验报告”、“完成XX工程”，在右上角填上了“回邮件”，“回复论坛发贴”。当目光转移到左下角时，我开始回忆近来学的东西，感觉一下，哪些需要在今天进行加强和巩固，或是实践，就在左下角写下它，例如“对前提假设进行实践”，接着我开始想像如何在一天当中应用”前提假设”。
每当做完一件事，或是我感觉需要的时候，我就从口带中抽出这张纸，看看现在这个时刻最适合做什么。有时有一些重要的日期要记下来，我就写在右下角。而灵感迸发的时候，我也把想法记下右下角，或是写在整张纸的背面。
你会发现，每天随身携带这样一张折叠清单将给你带来强有力的一天。
美妙的任务切换
《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。
莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。
任务切换的美妙在于，当一件事情陷入困境，做得更多无法带来更好的结果时，在另一个任务中的投入与成就，将带给你极佳的恢复效果，让你之后带着某种信心回到原来的任务上。
这似乎与专精的概念有所矛盾。但“任务切换”，只是当一个任务让你感到无法前进，或是产生厌倦情绪时，切换到另一个任务进行调整恢复。你根本没必要在灵感滚滚而来的时候进行“任务切换”。
于是一个简单的判断标准，就是新切换的任务是否能让你在这时感到兴趣盎然。
快节奏与压力
“Speed is fun!” Charles E.Leiserson在MIT《算法导论》的课程上以这样一句话开始计算机算法的课程。
Mihaly Csikszentmihalyi提出了心流(Flow)这个概念。心流是我们感觉”手感极好“的时候，我们完全沉浸在一件事情里，全情的投入，一切显得毫不费力，这时，时间的概念消失了。
对知识工作者来说，心流状态应该是他的追求。一个知识工作者越是能长时间地处在心流状态，他的工作效率越高，内心的满足感越强。
重点是，心流的产生依赖于我们对快节奏的追求，和一定程度的压力。因为心流的一个要素是和自己比赛。过于松驰的状态，不能激发心流状态的产生。
以下是产生心流的元素：
- 所面对的挑战与能力相符，即不过于困难，也不过于简单
- 和自己比较结果，而且只和自己比较
- 享受过程，带来长期的满足
时间管理并不排斥休闲和娱乐，而是关乎你如何有意识地掌控自己的时间，如何去学习更多，去体验更多。当你将这些观念和方法整合到生活和工作当中时，就会意识到你创造出的作品，比原来多了几倍。同时，你体验到了充实和完满的每一天。
潜意识层面的时间管理
By:童牧晨玄
我一度很热衷于看时间管理类的书，现在根本不看。人类确实有一种建设的倾向，喜欢做出东西，不一定有收益，但从一片空白起笔，到一件作品完成，整个过程很让人满足。看时间管理的书真的能让你管理好时间吗？我相信看过此类书的人都明白管理时间的”法则“，无非就是制订目标排定优先顺序之类的，但衡量时间管理的标准永远是行动和成果–你有因为学会时间管理而在生活中感到更满足吗？
很讽刺，许多人学会了时间管理，往往只让自己感到更多的压力、更多的茫然。时间管理的法则是正确的，但如果一个人的潜意识层面不协调，缺乏正确的策略，那么一切只会朝错误的方向发展。有多少事情是你光靠理智无法控制的呢？时间管理就是其中一种。
悲剧英雄不足为道
The wise speaks when he has something to say. The fool speaks when he has to say something
上学期软院的老师给我们布置了一个大作业，是实战一个软件项目。临近上交日期的前几天，宿舍停电了，大家都涌向机房继续奋战。坐在旁边的是我的一位同学，我不知道他在干什么，他打开文件夹，又退出来，又打开另一个文件夹，又退出来，他没有目的地点软件上的各种菜单，他的眼神恍惚。一个晚上，7点到10点，3个小时，他就在这样梦游般的状态中度过。
许多人潜意识中有一个根深蒂固的错误观念，觉得自己必须做一些事情，必须让自己看起来很忙，必须看一本又一本的书，特别是必须要让别人看到自己在这样做，借以逃避重点。真是悲剧，我的导师David Deangelo说这是“把控制权交给别人”，如果你只是希望取悦别人，让别人同情你，那么这是一个巨大的幻想。
在我还是高中生的时候，自习课只要有老师我就得装模作样地看书，就算我真的不想这样做。如果现在回到高中，我绝不再这样做，即使需要和老师争论。在我们还是孩子的时候，我们对别人的拒绝、不同意有莫名的恐惧，这也是“把控制权交给别人”的一种，心灵成长的一个重要部分就是对别人的同意与否抱持无所谓的态度，你的心灵要变得无比强大，对争论或是争吵没有任何无谓的恐惧，因为你越是重新思考这一点，越是发现他人的拒绝或不同意没有让你损失任何的东西。
恐惧
拿破仑.希尔在《思考致富》中，用最后一整章谈论了恐惧的危害性，当时我没看懂，现在懂了。对时间管理来说，恐惧是最大的敌人。在机房中我旁边的同学，正是因为对任务的重点–编写代码有恐惧。并不是任务制造恐惧，而是我们的内心。一些思维上的工具可以有效地帮助你克服任何类型的恐惧。
下切(Chunk Down)：将你内心的恶魔客观化，描述它，分析它，将它控制你生活的力量分离出去。当你问自己“我到底在恐惧的是什么？”时，这非常强力，因为你会发现之前控制你生活的，只不过是一些想法、观念、头脑中的病毒…当你开始分析它的时候，你就开始获得控制它的力量。
状态叠加(Meta States): Michael Hall发现人们常常将状态进行叠加，一个情绪上又加上另一个情绪，又加上另一个…当所有情绪绑在一起的时候，你很难松开它们。例如：当你开始嫉妒另一个男人的女朋友很漂亮的时候，你开始对自己这种嫉妒感到生气，因为这不成熟，又对自己的生气感到沮丧（因为这对情况没有帮助），所以你因嫉妒而生气而沮丧。这些情绪交织在一起，变成强壮的网络(”我感到一团乱麻”)，抗拒你对它们的改变。如果你试图去改变沮丧，你只在一个层面上解决问题…你并没有改变深层的嫉妒..所以你很可能很快就回到原来的状态中。
然而同样地，你可以将正面的情绪叠加到原来的一堆情绪上，这将会改变所有底层的情绪！例如，你可以开始想像，如果你对沮丧感到很沉醉，那会是怎样的感觉…然后你对此感到很兴奋。这在“逻辑”上不可思议，但试着做做看。
想像一下，如果你对自己的恐惧感到好奇，对恐惧感到很欣赏，对恐惧感到很兴奋，那会是怎样的一种感觉。当你将情绪叠加到原来的情绪上时，它永远改变了原来的情绪。
更为强大的是，你可以在正面情绪上叠加更多的正面情绪，这将让负面情绪消失得无影无踪：对恐惧感到好奇，又对自己的好奇感到开心，又对自己的开心感到很成功，又对感到成功感到很兴奋…花几分钟，来想像一下下一次恐惧情绪出现的时候，你要在上面不断地叠加哪些正面情绪。
果断决定
我可以肯定，无法管理自己时间的人，当他们想到要做的事情时，他们头脑当中出现的是浮动的图像，他们缺乏的只是一个果断的决定。他们想到有许多要做的事情，许多可以做的事情，但所有的事情摆在一起的时候让他们的感到茫然，就像机房坐我旁边的同学一样。考虑一下，现在，我要告诉你，原有的这种策略让你将事情拖到最后一分钟，而我倾向于事情一到手就尽快做完，当你在想像要做的事情的时候，不要让它们交织在一起，你要做的是将它们像整齐的材料一样，一个接一个的排在你的时间线上，从现在到将来。当然，前提是你正在安排的工作数量是合理的，一些人在一天当中安排做不完的工作，除了压力这没有带来任何东西。现在，将这些工作整齐地在头脑中排列，没有任何两件事是重叠的，现在，将你所有的注意力放到现在要做的那件事上，回想一下当你果断决定要做一个决定的时候是什么感觉，将这种感觉带到你在头脑中安排工作的策略中。
着迷状态
现在，当我想到要做的事情的时候，我不处在一种“正常状态”，因为我发现“正常状态”没有什么用，所有伟大的事情只能在某种”着迷状态“下发生，当我们对一件事情很感兴趣的时候，我们处在着迷状态，当我们想见女朋友的时候，我们处在着迷状态，当我们在构思一篇文章的时候，我们处在一种着迷状态。我对所做的事情有一种内在的激情。以前我没有，只有当玩游戏时，我每天早晨迫不及待地起床，而现在，我可以自由地召唤出这种状态，这正是一种自我催眠。当我们还是小孩的时候，我们不会沮丧地坐在那里低着头说：“Oh Shit…好无聊啊…又要换尿布了…每天都是一样的事情，什么都没有变化。”，不是这样的，我们打开我们的眼睛，对这个世界充满好奇，感到这个世界有许多许多我们还不知道的东西。现在的世界和100年前的不同，因为人们像艺术家一般地手绘这个世界的面貌，这个世界是等着我们去创造的，不要被现有的东西限制住，每天都问自己这样一个问题：“还有多少从未有过的东西等着我去创造？”
50-30-20法则
原文:Steve.Pavlina
翻译:童牧晨玄
1、Life is too short to be little — 人生何其短,岂容琐事烦?
2、“理性人考虑边际效应”–曼昆《经济学原理》，经济学十大原理之三。
近来，我试出了一个激动人心的方法，用以管理时间。它和时间魔盒方法有些类似，但不是将定长时间分配给特殊任务活动，而是将自己的所有工作时间划分为三类。
让我们看看它是如何生效的。
首先，我会将活动分为三类，依据标准是我所估算出的真正价值。
任务分类
A级任务是那些能在5年或更长时间里受益的工作。这可能包括创业，写书，改变饮食，增加收益流，等等。A级任务也可以在短期内就有效果，但要求是这些效果能延续5年以上。这是很真诚而现实的期望，并非痴心妄想。
B级任务是那些能在2年或更短一些的时间内都受益的工作。这类里可能包括写一系列的小文章，卖广告，为参加马拉松做训练。B级任务也可能让受益延续多年， 我们的标准是，益处能在两年内的某天完全地实现，此后不会有更多的边际收益了。可以把它们看成一次性工程。你做一次，得到益处，然后就继续前行。
C级任务是那些只会在90天或更少的时间内造就差异的工作。很可能，不久之后我就忘了这项任务，或者看不出它的益处依然存在的证据。它们可能包括一些例行公事，答复邮件，付帐单，回电话，整理文档。这些事如果不处理，会成为障碍，但做好了也不见得会有长期的收益。
这样的定义肯定有些含糊，这是正常的，在分类的界限本身就富于弹性。
50-30-20时间分配法则
50-30-20法则要求我花50%的时间在A级任务上，30%于B级任务，20%于C级。如果我一天工作8小时，意味着4小时于A级，2小时24分于B级，1小时36分于C级。
对C级任务分配的20%时间已是上限了，应该别超出这样的额度。如果我一天的时间用尽，我会将C级任务推于明日。而对A级任务分配的50%是下限，意味着我必须将至少50%的时间投注于它们。于是B级任务成了平衡法码，依对A级任务的增加和C级任务的减少而调整。
这个方法我只是刚试了几天，已经可以看到它的潜力与优势。这有些类似Stephen Covey(译者注：史蒂芬.柯维，《高效能人士的七个习惯》，《要事第一》等书作者)四象限法，但我们具体化了投入时间量。它可以用于周计划，但我发现如能每天使用，效果极佳。需着眼于全局，如果我一天里被C级任务搅了半天，第二天我可能完全不理C，保持整体平衡。
起初，我发现只花这么点时间在C级任务上，很不习惯，特别是我感到有必要将它们从我的任务列表上删去时。但我反省发现确实花了太多的时间于C，而因此牺牲 了高价值的A级任务。当我着眼于一项任务，发觉它在这周或此月之后对生活再无影响，即是说，它们是浪费时间的。我永远没有时间去完成每一件事情，所以我必 须牺牲不错的任务，将充足的时间给予最好的任务。只是简单地应付每天接踵而至的任务，是很没水准的–我了解这一点，因为我曾经如是。
前段时间提过，由于网站访问量的提升，我会收到很多的邮件，根本无法一一答复。实际上，处理这些邮件应归于C级任务。它们通常很紧急，却不重要。如果我成 为答复每封信件的好好先生，或是把时间用于做这样类似的事，我的时间就全被耗光了。做不做这些事情，对5年之后的我根本没有多大影响。花更多的时间处理邮 件，对我完成最重要的任务毫无帮助，除非脚踩到好运。所以我挪开C级任务的时间，分配予A和B，因为它们能创造长远的影响。
目前我的A级任务之一就是为2006年设立新目标。这显然会有很重要的长期影响。今天我至少要花几个小时在这项任务上。
写BLOG则被划分为我的B级任务。我当然知道还会有访客朋友们在90天后翻阅这些文章，只是我无法预测这在5年之后对我是否还有影响。就目前看来，我认为还是写些完整的文章在媒体发表更有长远影响。视野需大，眼光需长远。
处理邮件是我今天的C级任务之一。我的全天花费往往不超过15分钟。意味着只在每10封里挑1-2封回复。我会尽量读，吸取里面的想法和建议。但若将时间用于写些文章，则生产力大高，因为我只要做一次，就可以让成千上万的人看到，而邮件只是单独一人。
牺牲紧急，完成重要
很奇怪，有时你会舍不得C级任务。我从1989就开始使用E-mail，今年我是头次冷酷地对邮件进行筛选，为的是节省时间，用于高价值任务。这其实不那 么容易，但这样的系统和思考方式会有能力将焦点保持于高价值、长期性任务，而非过后就忘的事件。通过限制每天C级任务的时间，A级任务有了容身之处。
如果你努力工作了多年，却发现自己毫无长进，很可能就是因为你将太多的时间花在C级任务中，回复邮件，开会，填表格。也许你应该重新考虑时间的分配，否则这些廉价的任务会将更重要的任务挤出。C级任务会对时间施加压力。
50-30-20这样的比例似乎很武断，但对我很适用。它让我将真正当务之急摆在最高位。你当然可以根据自身情况弹性变动，真正重要的是要对自己时间的流向有清醒的认识。
重置你的投资组合
如果熟悉股票投资，你可以把这种模型看作是分担风险的投资组合。A级任务最高收益，也最大风险，难以在短期内收效，但长期的收益无可估量，也无可替代。这是潜力股了。C级任务是安全投资，好比银行存款。而B级任务在此之间。你应该重新检查并再分配你的投资组合。
投资于A级任务是为了长期收益。它们是大鲸鱼，使你的人生极大不同。我自身的例子是创业，结婚和成为素食者。理想状态下，我们希望在这些事情上花尽可能多的时间。
投资于C级任务的理由是防微杜渐，C任务让你免于麻烦。但你应该只花最少的必要时间在它们身上，只要能避免麻烦产生就好。这包括准时付帐单，交税。将这些任务做得完美或是简单了事并没有多少区别–最好能将资源分配予A和B。
B级任务的性质也是介于A、C间。它们既让你免于麻烦，又让你有所进步成长。中等的收益，中等的风险。它们可以接替C的减少，又可以腾出用于A。B任务可 以推进你到新的位置，提供机会，向A任务进发。看这篇BLOG大概是你的B级任务之一了。你可能挖出了一些个好点子，使你站在新的位置，做更多的A而减少 C。
除了工作活动，我也有个人生活做了的活动表。里面包括各种令人欢愉的家庭活动了。我还没将50-30-20法则用于这些事，但如果能用于工作，我想，变通地用于个人生活也是可以的。
如果你愿意在这周就尝试这个系统，只要简单地将要做的事列表，分为A、B、C三类排列。然后另取张纸，分为三栏，或者画上三个框，分配具体时间量。估计你 每天在各项工作上所费时间（休息时间不计），设立好每类任务的时间限制。每天工作时，可以设个表，计下每项任务所费时间，当天结束前，进行总结反省。
长期来看，是A级任务造就不同。如果我们不做它们，那么只是在浪费我们的潜力。谁愿将一生的时间用于回复邮件和支付帐单？我们要小心提防，别让自己被这样的事吞噬，我们要掌控时间，着手于那些真正值得的挑战，它们让每天的我们成长，更让世界有所不同。
