时间管理精华技巧 – 每日效率最大化
By:童牧晨玄
任何一门技艺都有基本功和技巧两个层面，拳王拥有肌肉和力量–这是重要的基本功，但打拳时也需要翩翩步法和闪躲技巧。时间管理的基本功是对“价值”的深刻理解，管理学大师彼得.德鲁克是一个有完美能力和远见的人，他愿意将自己的时间慷慨地用做投资，但必须是他认为这一投资对某个更高尚事业的将来(而不是他自己的将来)有些价值。听说他身上总揣着一张纸，而且会例行地将其送给向他提要求的人，用于拒绝别人关于采访、题词或演讲等要求。当然，一旦他坚信这种活动会以某种方式为社会做出有益贡献，他也会同意的。
这篇文章介绍时间管理的精华技巧，它关于如何最大化你每一天的效率，让逝者如斯的时间在你手中滴水不漏，让你更有意识地安排自己的每一天，进而让你拥有一个充实、完满的人生。时间管理的技巧可以很多–上百种，像学习理论一样，我在实践当中剔除了很多没用的观念，将残留下的精华进一步简化、粹取。学习的妙处在于，大多你学的东西都会被你抛掉，但留下来的一小部分，化为你的习惯之后，将会让你登峰造极。
你是一个艺术家
这一整套时间管理的技巧，特别适合于德鲁克谈到的“知识工作者”，知识工作者靠头脑工作，凭借脑力劳动创造价值。我相信在这里，你已经意识到自己就是这种人。一个重要的观念是，作为知识工作者，你的工作是进行创造，即使你做的只是简单的评论或分享，你也创造出了一件只属于你的艺术品。
将自己的工作视为艺术和创造是非常有用而美妙的一个观念，计算机程序设计之父Knuth写下了《计算机程序设计的艺术》，他认为设计计算机程序就像写作一样，你写下的是一首诗。当你将自己视为艺术家之时，一种对每天工作的新洞察力和激情就会产生，一次说服或通话也成了一次发挥你语言能力的剧场，而对技艺的重视更显得自然。更重要的是，作为艺术家，你开始思考怎样在作品中加入个人风格–这将为你带来无限的创作激情。
连贯&专精
脑力创造需要连贯时间，这极为重要。艺术家总是抓住灵感，废寝忘食。一位学艺术的朋友对我说：“我终于知道为什么那些大艺术家会为了画一幅画不愿吃饭睡觉，因为当灵感迸发的时候，看着还未完成的画，实在是没有办法走开。”因为一走开，也许就意味着灵感的丧失，或是“状态”的消散。
当我们专注于一项活动时，大脑的相关神经、细胞会被激活，我们的头脑会提供无数的想法和资源。在这种时候如果被冒然打断，你将很难找回之前的状态。在你回到原来的工作之时，要花费很多的时间才能进入之前的状态。这种往返造成的时间损失，比你认为的严重得多！
而对知识工作者来说，几乎所有真正重要的事情都需要较长时间的投入：写一篇文章，一次全神贯注的交流，读一本较难但重要的书籍…. 在大一时一位朋友读艰涩但重要的数学书籍，打趣说：“我当时看懂了，完全看懂了那一部分证明，可第二天又忘了当时是怎么看懂的。”这就是说，重要的书需要用较长、连贯的时间理解思考，前后串联起来，形成整体印象。当然，这种专精并不排斥中间的休息，但休息时间不宜过长。
理解了专精工作的重要性后，你就会开始思考怎样将内心和外界的干扰最小化。很多时候，当我们想做一件事情时，内心的另一部分在“造反”，例如当你想要阅读时，内心的另一部分“说”要看连续剧。你无法压制它，你要做的是和它进行“沟通”，试着在内心当中感受它，与“造反”的这一部分对话，在沟通之后将它整合，将内心的专精推到极限。
零碎时间
李开复是运用零碎时间的高手，且看以下摘录：
比如今天要出差，李开复就在上飞机之前把需要仔细阅读的邮件拷到硬盘里，在飞机飞行的过程中，打开电脑阅读完那些邮件。下了飞机就在车上回复。就算在两个城市的长途汽车上，他也可以用电话和总部汇报工作，和香港同事谈论产品事宜。神奇的效率，还在于他去演讲前不需要特别准备，一般是秘书提前5分钟告诉他演讲的主题他就能出色发挥，今年最奇特的例子是，他在出席“谷歌益暖中华”的慈善活动前，用40分钟在车上前往现场的时间，就做出了会上需要用的20页精彩PPT。
许多我们较为精通的事物，可以在零碎时间处理完成，这就将零碎的时间整合成一块。发短信、打电话、轻量运动、回邮件，这些都可以安排在零碎时间完成。问题在于，很多人没有事先为零碎时间做好准备，以致于时间一点一点的流失。接下来，让我向大家介绍我个人使用的一个简单系统，它将帮助你紧凑地安排你每一天想做的事情。
我的每日清单
有了前面的概念之后，你会发现区分“连贯时间“和“零碎时间”，在相应的时间段安排可以做的事情，将给你的效率带来极大提升。我的每日任务清单就是由这样一个简单而重要的思想发展而来的。
方法很简单，拿一张A3或A4白纸，对折两次，展开后整张纸就分成了四块区域。我对这四个区域做了如下划分：
左上角(专精&连贯)：在大块时间做的事情，在这段时间内我会尽力排除一切干扰，选择事先安排好的一件事进行处理，直到完成，或至少有了阶段性成果。例如安排写文章，那么即使不吃饭我也会把这篇文章写完，或至少列出要点，将重点部分写完。对待这类任务就必须有誓死达成的决心，因为它们大都非常重要。
右上角(零碎时间)：在这里安排一些熟练、不需要太长时间就能完成的工作，例如回邮件、打电话等。这样，在零碎时间时，你可以有意识地选择区域内的一件事情做起来。
左下角(复习&思考&实践)：对知识工作者来说，学习、阅读和思考是生命中的重要部分，学了的东西就需要复习、思考。然而每日忙忙碌碌，很容易就忽略了对近来所学的复习、整合。事前在这个区域安排好今天需要复习或是思考的内容，能提醒你做这件非常重要的事情。至于复习方法，不一定需要书本在身边，在脑海中放电影是绝佳的方法！
右下角(备忘)：一些备忘事项，更重要的是它可以作为你的灵感记录！
每天早上，我撕下一张A3纸，对折之后展开，对着四个象限开始思考我可以将哪些想做的事情填充进去，我在左上角填充了“写文章”、“写实验报告”、“完成XX工程”，在右上角填上了“回邮件”，“回复论坛发贴”。当目光转移到左下角时，我开始回忆近来学的东西，感觉一下，哪些需要在今天进行加强和巩固，或是实践，就在左下角写下它，例如“对前提假设进行实践”，接着我开始想像如何在一天当中应用”前提假设”。
每当做完一件事，或是我感觉需要的时候，我就从口带中抽出这张纸，看看现在这个时刻最适合做什么。有时有一些重要的日期要记下来，我就写在右下角。而灵感迸发的时候，我也把想法记下右下角，或是写在整张纸的背面。
你会发现，每天随身携带这样一张折叠清单将给你带来强有力的一天。
美妙的任务切换
《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。
莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。
任务切换的美妙在于，当一件事情陷入困境，做得更多无法带来更好的结果时，在另一个任务中的投入与成就，将带给你极佳的恢复效果，让你之后带着某种信心回到原来的任务上。
这似乎与专精的概念有所矛盾。但“任务切换”，只是当一个任务让你感到无法前进，或是产生厌倦情绪时，切换到另一个任务进行调整恢复。你根本没必要在灵感滚滚而来的时候进行“任务切换”。
于是一个简单的判断标准，就是新切换的任务是否能让你在这时感到兴趣盎然。
快节奏与压力
“Speed is fun!” Charles E.Leiserson在MIT《算法导论》的课程上以这样一句话开始计算机算法的课程。
Mihaly Csikszentmihalyi提出了心流(Flow)这个概念。心流是我们感觉”手感极好“的时候，我们完全沉浸在一件事情里，全情的投入，一切显得毫不费力，这时，时间的概念消失了。
对知识工作者来说，心流状态应该是他的追求。一个知识工作者越是能长时间地处在心流状态，他的工作效率越高，内心的满足感越强。
重点是，心流的产生依赖于我们对快节奏的追求，和一定程度的压力。因为心流的一个要素是和自己比赛。过于松驰的状态，不能激发心流状态的产生。
以下是产生心流的元素：
- 所面对的挑战与能力相符，即不过于困难，也不过于简单
- 和自己比较结果，而且只和自己比较
- 享受过程，带来长期的满足
时间管理并不排斥休闲和娱乐，而是关乎你如何有意识地掌控自己的时间，如何去学习更多，去体验更多。当你将这些观念和方法整合到生活和工作当中时，就会意识到你创造出的作品，比原来多了几倍。同时，你体验到了充实和完满的每一天。
2010年05月26日 10:12
你好，like this article
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童牧晨玄 回复:
六月 21st, 2010 at 15:32
Thanks
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2010年08月18日 10:47
受益非浅,谢谢!
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